Qué es la modernización organizacional y por qué es necesaria
La modernización organizacional con enfoque por procesos implica mejorar el desempeño de una organización, ya sea pública o privada, al optimizar su estructura, sus operaciones y sus recursos, apuntando a los procesos de la organización, sean estos los estratégicos, misionales o de apoyo. Al integrar los conceptos de desarrollo organizacional y de estrategia y operaciones, esta perspectiva permite alinear objetivos, recursos y decisiones para ganar eficiencia, eficacia y efectividad. Pero esto no se logra por arte de magia. Se necesita diseñar y poner en marcha un sistema de gestión integrado que no solo resuelva problemas, sino que además siente las bases de una mejora continua para que las organizaciones se mantengan competitivas y sostenibles a largo plazo.
Un enfoque hacia la optimización y la sostenibilidad de toda organización
La modernización organizacional con enfoque por procesos es una perspectiva innovadora de mejora de toda organización —sea pública, privada o sin fines de lucro—, donde se integran dos grandes conceptos que han impulsado transformaciones significativas en el mundo empresarial, gubernamental y no gubernamental en las últimas décadas: el desarrollo organizacional y la estrategia y operaciones. Veamos cada uno en su especificidad y luego cómo se integran.
Desarrollo Organizacional
El Desarrollo Organizacional se centra en el correcto funcionamiento interno de la organización. Implica la optimización y el alineamiento de tres ejes fundamentales:
Procesos: donde se analizan, mapean y mejoran los flujos de trabajo para aumentar la eficiencia operativa, eliminando redundancias.
Organización: donde se busca garantizar que la estructura de la organización esté alineada con sus objetivos y procesos, lo cual deben reflejarse en manuales de organización, manuales de cargos y manuales de puestos.
Personas: donde se busca maximizar el potencial, el bienestar y la efectividad de los individuos y equipos, asegurando que cuenten con los perfiles adecuados para lograr los objetivos y llevar adelante los procesos.
Estrategia y operaciones
Este concepto abarca la planificación y ejecución de las acciones necesarias para que la organización logre sus objetivos a largo plazo. Es, ni más ni menos, que mirar al futuro y destinar recursos para estar preparados, trabajando en tres ejes fundamentales:
Estrategia: donde se diseñan procesos apoyados en decisiones que impulsen el crecimiento y la competitividad, incluyendo, por ejemplo, acciones como la creación de hojas de ruta y evaluaciones continuas.
Recursos: donde se busca optimizar los recursos humanos, financieros, tecnológicos para maximizar el impacto en los resultados de la operación diaria.
Gestión del cambio: donde los esfuerzos están puestos en garantizar una transición o transformación fluida hacia nuevos modelos de trabajo con la menor resistencia posible.
Si pensamos en desarrollo organizacional, nos referimos a trabajar con las organizaciones para mapear y caracterizar sus procesos formalizando procedimientos, mientras que si pensamos en estrategia y operaciones, nos referimos a delinear las estrategias y acciones que conduzcan al logro de las metas institucionales al corto, mediano y largo plazo.
La convergencia del desarrollo organizacional y la estrategia y operaciones en un proceso de modernización organizacional, asegura el establecimiento de las mejores condiciones para un funcionamiento óptimo de la organización (procesos, estructura y personas) mientras se alinea estratégicamente con sus metas (estrategia, recursos y gestión del cambio). Esto no ocurre por sí solo. Necesita de una visión sistémica con metodologías adecuadas, en el marco de un sistema de gestión integrado, que permita a las organizaciones volverse más competitivas, ágiles e innovadoras para enfrentar los retos del entorno actual y futuro.
Beneficios de la modernización organizacional: eficiencia, eficacia y efectividad
Las organizaciones, sin importar su tamaño, sector, mercado o industria, enfrentan desafíos constantes que amenazan su presente y su futuro. Uno de los principales es la pérdida de competitividad que viene de vivir en un contexto. Las organizaciones que no trabajan en su mejora continua suelen ser desplazadas por quienes sí lo hacen.
Frecuentemente, la competitividad está atada a tres problemas recurrentes relacionados a su vez con los procesos:
El desorden y la confusión por una falta de claridad en los roles y procesos.
La reducción de la eficiencia, también por la mala definición de procesos y/o de recursos necesarios.
Falta de una visión de gerenciamiento por resultados, confundiendo movimientos y/o actividades cotidianas desconectadas con el logro de resultados concretos de gestión.
Y finalmente, la dificultad para tomar decisiones por la falta de evidencias, datos verificados y habilidades y competencias gerenciales.
En paralelo, es habitual que las organizaciones sufran problemas con la calidad de sus productos y servicios por falta de controles e inconvenientes en la comunicación que llevan a errores innecesarios en la operación diaria.
Todo esto evidencia una clara falta de alineación estratégica, donde se muestra una desconexión entre los objetivos, los planes y el propósito, y, generalmente, esto lleva a la organización a generar una resistencia al cambio, ya sea por el arraigo de una cultura organizacional o por el temor a lo nuevo.
Así, las organizaciones se alejan de lo que realmente desean lograr: la eficacia —hacer bien las cosas—, la eficiencia —hacer las cosas correctas— y la efectividad —hacer las cosas correctas de la mejor manera posible—. Allí es donde la modernización organizacional puede impulsar un antes y un después.
Lograr eficiencia, eficacia y efectividad en una organización no es sencillo, pero tampoco imposible. Quizás sirva compartir un proyecto donde desde Grupo von Bargen trabajamos para optimizar recursos, incorporar tecnología y mejorar la toma decisiones hacia una cultura más adaptable.
Modernización organizacional por proceso en el sistema tributario del Paraguay
Entre el 2023 y 2024 Grupo von Bargen fue seleccionado por el gobierno del Paraguay, específicamente por la Dirección Nacional de Ingresos Tributarios (DNIT), para realizar un proyecto de modernización organizacional con foco en la Gerencia General de Impuestos Internos. El objetivo fue abordar las complejidades vinculadas a la facturación electrónica y otras mejoras necesarias en sus dinámicas de monitoreo y evaluación.
Este proceso se dio en el contexto de la transformación institucional que estaba atravesando la DNIT, recientemente creada por la fusión de la Subsecretaria de Estado de Tributación y la Dirección Nacional de Aduanas.
Complementariamente, en 2024, colaboramos en el diseño de su primera Planificación Estratégica Institucional para el periodo 2024-2028, la cual se enfocó en consolidar una identidad institucional tras el proceso de fusión mencionado. Ambos proyectos fueron abordados con un enfoque por proceso y con un sistema de gestión integrado, mejorando las condiciones para enfrentar los desafíos, entregar resultados y dejar instaladas capacidades en los equipos técnicos.
Este ejemplo sirve para ilustrar la importancia de la alineación de los procesos optimizados con la visión estratégica, y cómo esto puede contribuir a que las organizaciones logren operar con mayor eficiencia, eficacia y efectividad.
Uno de los mayores obstáculos por los que muchas organizaciones atraviesan, está relacionado con no considerar la importancia de los procesos. Sin este enfoque, sus esfuerzos se fragmentan y los objetivos se alejan cada vez más. La tarea, entonces, es devolver el foco a los procesos, el núcleo de una buena modernización organizacional.
Beneficios del enfoque por procesos: una modernización organizacional asegurada
En el mundo organizacional existe un hábito que a la larga se vuelve la raíz de buena parte de los problemas de una empresa o una institución: la atención está en las funciones y no en los procesos. Parece que hay más interés en saber de los cargos y de los roles que del involucramiento, los resultados y las mejoras que pueden darse en la revisión de las operaciones.
El enfoque por proceso, en cambio, es una forma integral de mirar la vida de una organización para evitar acciones desconectadas y potenciar sus recursos. Se trata de otra perspectiva, donde el proceso se vuelve un instrumento de gestión, en tanto sea diseñado de forma inteligente junto con otros procesos en un sistema que impulse el éxito organizacional.
Pero nuevamente, no es un camino sencillo de transitar. Por eso, desde Grupo von Bargen confiamos en nuestra experiencia y metodología para acompañar a las organizaciones a que puedan verse a sí mismas, alineando sus procesos, objetivos y estrategias en un sistema de gestión integrado para la modernización organizacional.
Hacia un sistema de gestión integrado para la modernización organizacional
Un sistema de gestión es un conjunto de políticas, procesos y procedimientos interrelacionados que una organización implementa para alcanzar sus objetivos de manera estructurada y eficiente. Puede pensarse que las políticas establecen el “qué” y el “por qué”, mientras que los procesos, si son conscientes, analizados y formalizados, describen el “cómo” se llevan a cabo las acciones. En síntesis, se trata de una perspectiva que habilita a las organizaciones a mejorar su rendimiento y cumplir sus metas.
Este enfoque organizacional se vuelve integral cuando aborda de forma coherente los ejes contemplados en el desarrollo organizacional y la estrategia y operaciones que mencionamos más arriba. El abordaje de cada uno permite avanzar hacia la eficiencia, eficacia y efectividad de toda modernización organizacional.
Cuando se trabaja desde este sistema de gestión, la estrategia permite una alineación de los objetivos a largo plazo con los procesos para asegurar el crecimiento sostenible; los procesos, a su vez, habilitan la optimización y simplificación de los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia operativa; y, finalmente, la organización puede ajustar roles y responsabilidades de acuerdo lo acordado previamente.
En paralelo, el sistema integrado de gestión permite, en cuanto a los recursos, un manejo eficiente del talento humano, la tecnología y el capital económico para maximizar impacto. También abre las puertas al desarrollo de las personas y las capacidades de los equipos de trabajo, activando estrategias para minimizar la resistencia y facilitar la adopción de nuevas prácticas en lo que se entiende como gestión del cambio.
Ahora bien, ¿cómo diseñar y poner en marcha esto? Es necesario desplegar una metodología específica. En este artículo sobre el sistema de gestión integrado, profundizamos sobre cómo abordamos este proceso desde Grupo von Bargen.
Alinear procesos, estrategia, recursos y ganar adaptabilidad
La modernización organizacional con enfoque por procesos y, en especial, desarrollar un sistema integrado de gestión permite a las organizaciones evitar caer en las modas de management que proponen soluciones mágicas para conseguir lo que siempre buscan: volverse cada día más eficaces, eficientes y efectivas, ganando adaptabilidad mientras alinean sus procesos, estrategias y recursos en armonía.
En nuestra trayectoria acompañando el diseño y la implementación de este tipo de sistemas para organizaciones públicas, privadas o sin fines de lucro, hemos comprobado que al poner el foco en los procesos y no en las funciones, se pueden mejorar las operaciones, impulsando la toma de decisiones tácticas y estratégicas.
Creemos y hemos comprobado que este cambio de perspectiva, además de aumentar la calidad de lo que se hace, también impulsa a la organización y a sus integrantes a innovar, algo que a la larga se vuelve parte de su cultura y que se mantiene como una de las ventajas competitivas más requeridas en contextos de alta complejidad y dinamismo.
El desafío continuo de mejorar las operaciones
La modernización de una organización —pública o privada— es la oportunidad de aplicar nuevas tecnologías y metodologías sobre la estructura, los procesos y las personas, para adaptarse a un entorno cada vez más dinámico y competitivo.
