Cómo un Sistema Integrado de Gestión impulsa la Modernización Organizacional
La modernización organizacional no es solo una opción estratégica; es una necesidad imperiosa para la gran mayoría de las organizaciones, públicas o privadas. Adaptarse a los constantes cambios y desafíos de productividad del presente y del futuro, y ganar en eficiencia, eficacia y efectividad, como vimos en este artículo, es crucial para la sostenibilidad.
La modernización organizacional se concibe como un enfoque integral para optimizar el funcionamiento de una organización. Se centra en alinear sus procesos, estructura, personas y recursos con la estrategia global, gestionando proactivamente el cambio. Para abordar esta complejidad, es indispensable un sistema de gestión robusto, que revise cada factor influyente en el desempeño. En Grupo von Bargen, comprendemos que para dominar el todo, debemos entender sus partes. Por ello, apoyamos a nuestros clientes en el proceso de modernización organizacional y en la implementación de sistemas de gestión adaptados a sus necesidades específicas. Esto lo logramos gracias a una metodología probada y la aplicación de estándares y buenas prácticas internacionales. Además, aportamos un conocimiento profundo de la cultura organizacional y la idiosincrasia de cada país, enriquecido por los aprendizajes adquiridos a lo largo de nuestra trayectoria
Hacia una gestión integral con enfoque por procesos
Como consultores, observamos recurrentemente una situación común: las organizaciones buscan mejorar sus operaciones, pero carecen de una visión holística de sí mismas. Esto las lleva a enfrentar repetidamente obstáculos para implementar mejoras o transformaciones que les permitan mantenerse competitivas y actualizadas. Esta situación se debe usualmente a tres razones clave:
Enfoque en el “qué” y no en el “cómo”. Priorizan la definición de la estructura (organigrama, funciones y roles) sin integrar o definir adecuadamente los flujos de trabajo que permiten obtener los objetivos.
Planificación estratégica desvinculada de la realidad. Contar con una planificación estratégica es vital, pero una que ignore el contexto organizacional, que no alinee los objetivos con la visión y los procesos, o que no aterrice en iniciativas y proyectos internos concretos, carece de la fuerza para impulsar la evolución.
Gestión reactiva en lugar de proactiva. La resolución de problemas a menudo se limita a la contención de contingencias, en lugar de estar orientada a la consecución de objetivos estratégicos de la organización.
Estos factores son, sin duda, la raíz de los desafíos significativos y dolores que abordamos en el artículo sobre modernización organizacional, que se manifiestan principalmente como:
Desorden interno (confusión de roles, procesos mal definidos).
Dificultad para tomar decisiones.
Falta de alineación entre las acciones y los objetivos estratégicos.
Resistencia al cambio.
Problemas de comunicación, entre otros.
Cuando una organización no adopta una mirada sistémica sobre sus procesos, es difícil que comprenda sus prioridades, los recursos necesarios y, más importante aún, el valor de los objetivos trazados. Sobre todo, dificulta la identificación de las competencias, perfiles y equipos que se requieren para que los procesos sean efectivos. La complejidad aumenta cuando la entidad debe desarrollar instrumentos que aborden estos desafíos de forma metodológica y sistemática, mientras su operación diaria continúa. Es aquí donde un Sistema Integrado de Gestión (SIG) con foco en los procesos emerge como la respuesta ideal para evitar soluciones parciales.
Cómo implementamos un Sistema Integrado de Gestión (SIG)
Un SIG constituye un marco robusto que, al aplicar metodologías probadas, organiza de forma coherente las políticas y el talento humano de una organización, aportando a la eficiencia, eficacia y efectividad. Es el habilitador clave para operar con claridad, tomar decisiones basadas en datos, evitar esfuerzos duplicados o de bajo valor, y fomentar la mejora continua y la innovación constante.
Este enfoque organizacional - basado en procesos - se vuelve integral cuando aborda de forma coherente cada uno de los seis ejes centrales de la organización:
Estrategia
Procesos
Organización
Recursos
Personas
Gestión del cambio
Los seis ejes del Sistema Integrado de Gestión (SIG)
Cuando se trabaja desde este sistema de gestión, la estrategia permite una alineación de los objetivos a largo plazo con los procesos para asegurar el crecimiento sostenible. Los procesos, a su vez, habilitan la optimización y simplificación de los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia operativa. Finalmente, la organización puede ajustar roles y responsabilidades en coherencia con lo acordado.
En paralelo, el SIG facilita, en cuanto a los recursos, un manejo eficiente del talento humano, la tecnología y el capital económico para maximizar impacto. También abre las puertas al desarrollo de las personas y las capacidades de los equipos de trabajo, activando estrategias para minimizar la resistencia y facilitar la adopción de nuevas prácticas en lo que se entiende como gestión del cambio.
Veamos cada uno de estos ejes con mayor profundidad.
Estrategia
Toda estrategia es un esfuerzo intelectual que dialoga con el tiempo: comprende del pasado, analiza el presente y traza hacia el futuro. En las organizaciones esto significa alinear sus objetivos con las capacidades de sus equipos de trabajo, asegurando una dirección clara y compartida.
Lo principal de este esfuerzo es garantizar la coherencia entre los objetivos, los cuadros de mando o BSC y los procesos, promoviendo evaluaciones y rediseños periódicos que mantengan vigente la hoja de ruta institucional.
Es así como, desde nuestra perspectiva, esto requiere:
Diagnóstico y mapeo de actores
Desarrollo de planes estratégicos
Diseño de iniciativas y proyectos estratégicos
Alineación de objetivos estratégicos, Balanced Scorecard (BSC) y los procesos
Evaluación y rediseño de estrategias.
Procesos
El eje de procesos tiene como fin optimizar la operación interna de las organizaciones mediante la revisión sistemática de sus flujos de trabajo. Se apunta a eliminar redundancias, mejorar la eficiencia y asegurar calidad en los resultados.
En la práctica, este eje contempla principalmente el análisis profundo de procesos, elaboración y caracterización de mapas de procesos, simplificación operativa, diseño de indicadores de gestión y desarrollo de manuales de procedimientos.
Al poner el foco en los procesos, las organizaciones logran mayor claridad operativa, reducen errores y fortalecen su capacidad de adaptación.
Organización
La organización es el soporte estructural de cualquier sistema de gestión. En este eje se busca alinear los equipos, los roles y las responsabilidades con los procesos reales de la entidad, evitando superposiciones y vacíos de gestión.
Aquí se trabaja desde el análisis organizacional y el rediseño institucional. Se elaboran manuales de organización y funciones que detallan con precisión los objetivos y responsabilidades de las unidades organizativas, así como, las funciones generales y específicas de cada puesto de trabajo.
También se impulsan planes de fortalecimiento institucional que mejoran la gobernanza y la capacidad operativa.
Recursos
Este eje se enfoca en optimizar la relación entre los recursos humanos, tecnológicos y materiales para maximizar la eficiencia, asegurando que los medios disponibles se utilicen de manera estratégica.
Esto implica realizar diagnósticos de necesidades, aplicar metodologías y herramientas específicas para la gestión de recursos, diseñar planes de mantenimiento de activos y generar propuestas de fortalecimiento.
Al gestionar los recursos de forma planificada, se aumenta la capacidad operativa y se evita un desgaste innecesario.
Personas
La relevancia del factor humano es innegable para cualquier organización. Por eso, este eje busca potenciar el talento interno a través de una gestión integral que abarque desde la formación hasta la evaluación del desempeño.
Se diseñan planes de carrera y sucesión para garantizar la continuidad del conocimiento y fortalecer el compromiso de los equipos con los objetivos estratégicos.
Gestión del cambio
La gestión del cambio es esencial para que las transformaciones organizacionales sean posibles, efectivas y sostenibles. En este eje, las acciones están orientadas a minimizar la resistencia al cambio y facilitar su adopción por parte de las personas. Para lograrlo se realizan las siguientes acciones:
Diseñar estrategias específicas, planes detallados y acciones de comunicación organizacional enfocadas en acompañar los procesos de cambio.
Brindar capacitación para la adaptación.
Ofrecer acompañamiento activo durante la implementación.
Al integrar la gestión del cambio, aumenta la efectividad del proceso de modernización y se protege la inversión realizada en mejoras organizacionales.
Un Sistema Integrado de Gestión para el cambio sostenible
Poner en marcha un Sistema Integrado de Gestión comienza con un diagnóstico exhaustivo que evalúa la situación actual de la organización y genera un plan de modernización o mejora de la gestión. Solo cuando se tiene una mirada sistémica de la organización, es posible diseñar acciones precisas y a medida de los objetivos específicos.
Puede pensarse como un traje a medida, flexible y dinámico. Todas las organizaciones están siempre en movimiento y evolución. Por ello, desde Grupo von Bargen construimos procesos que permitan gestionar el cambio mientras la operación diaria continúa, alineando el funcionamiento actual con la visión estratégica deseada. Es el puente entre la teoría y el deseo, y la práctica y la realidad.
Este enfoque “mientras tanto” de la gestión del cambio es crucial, ya que permite reducir la resistencia de los equipos y ganar aliados clave, al poner el foco en lo esencial de toda organización: las personas, su comunicación y los procesos de retroalimentación. Así se generan las condiciones para transformar la manera en que se hacen las cosas, ubicando a la entidad en un futuro sostenible y competitivo.
En lugar de soluciones aisladas, ofrecemos una mirada integral hacia la mejora de tu organización
Diseñamos los procesos completos para ver cómo las personas con sus acciones, competencias y habilidades se alinean con los objetivos estratégicos de tu organización.
